L’organisation des fichiers Office peut être une tâche ardue, surtout si vous avez un grand nombre de fichiers et de documents. Cependant, l’avènement trieur de documents a rendu le processus très facile. La planification et le choix d’un système d’organisation de vos fichiers peuvent vous aider.
Pour chaque document avec lequel vous travaillez, vous devez envisager quelques actions de base :
- où vous conservez le document, dans quelle structure vous le placez pour pouvoir le retrouver facilement ;
- vous créez un titre de document unique, sans ambiguïté et concis ;
- vous créez des balises qui intègrent le document dans un contexte plus large.
Structure des dossiers dans trieur de documents
Bien que les dossiers soient techniquement simples et qu’il y ait une leçon qui dit qu’un dossier contient des fichiers avec une certaine relation thématique, il n’est souvent pas facile de penser à une structure fonctionnelle. Si possible, n’ayez pas peur d’utiliser plusieurs niveaux d’ingrédients. Surtout, c’est plus pratique que d’avoir des dizaines ou des centaines de fichiers au même endroit. La clé est de nommer les dossiers dans une trieuse de documents et de changer leur nom ou toute la structure au fil du temps sans aucun souci. Il est rarement possible de penser à l’avance à quoi ressemblera la structure globale des composants.
Les dossiers peuvent contenir d’autres détails, tels que des informations d’accès pour diverses activités qui peuvent être partagées.
Sélection de nom pour les fichiers dans trieur de documents
Il n’y a pas de limite unique sur le choix des noms de fichiers aujourd’hui (généralement plus d’une centaine de caractères, que vous n’utiliserez probablement pas), vous pouvez utiliser des accents ou des espaces entre les mots tout en créant un nom pour votre fichier dans le trieur de documents. Cette façon de marquer conduit alors au fait que le titre du document est le champ de recherche le plus important.
Grâce à cela, vous pouvez, par exemple, supprimer de manière significative la signification des dossiers dans le trieur de documents (ceux-ci ne sont alors utilisés que pour une vue d’ensemble de base) au détriment de fichiers raisonnablement nommés. Nous recommandons une réflexion claire pour décider d’utiliser ou non des accents pour décrire les fichiers. Quoi que vous décidiez, cela est utile si vous parvenez à appliquer cette décision de manière cohérente.
Balises (étiquette) dans trieur de documents
Une fonctionnalité utile pour décrire les documents est le balisage (parfois appelé étiquettes). Ce sont des mots à première vue similaires à des mots-clés. Lors du choix d’une étiquette, nous sommes toujours confrontés à un dilemme : choisir un terme général ou un terme spécifique ? Il n’est pas facile de décider, cela dépend toujours du comportement informationnel spécifique de la personne. Les principes généraux d’utilisation des balises s’appliquent :
- Les tags sont principalement utilisés pour trier les documents, choisissez-les pour qu’ils puissent faire cette activité.
- Les balises qui incluent tous les documents ou un seul, ne valent rien.
- Il est avantageux de choisir des balises notamment sur le contenu du document dans la trieuse de documents.
- Les balises peuvent également exprimer un niveau subjectif – par exemple, “inspiration”, “devise”, etc. Mais travaillez avec cette catégorie avec précaution.
- Quelqu’un met des balises dans le cadre des informations sur qui ou d’où il a obtenu la note – par exemple, doc. Scopus bouclé,…
- Utilisez un chuchoteur pour travailler avec les balises et assurez-vous soigneusement que vous n’en avez pas deux qui font référence à la même chose (par exemple, “livre” et “livres” font référence au même fait, mais il est presque inutile de les rechercher).
